Aviso de privacidad de Citas

1. Responsable del tratamiento

YAPI S.A.S., RUC 1091798207001 (en adelante, «YAPI») trata los datos personales de Citas conforme a la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales del Ecuador (LOPDP).

Los nombres y los números de WhatsApp de quienes reservan los recibe el local, que es el responsable de ese tratamiento: los usa para atender la cita y recordársela. YAPI los trata por su encargo, solo para mostrarlos en su agenda, preparar el recordatorio y dar a cada cliente el enlace para cancelar o cambiar su cita, y los borra en los plazos de este aviso. Quien reservó puede pedirle al local que borre su cita; si el local no responde o ya borró su cuenta, puede escribir a privacidad@yapi.ec.

2. Qué datos tratamos, para qué y hasta cuándo

• Quien reserva una cita: Su nombre y su número de WhatsApp, como los escribió (cifrados), y un resumen criptográfico del número para contar sus citas por venir, La cita: el local, el servicio, con quién, el día y la hora, si la canceló o la cambió (y quién la canceló), si el local marcó que no vino, y si el local tocó «Enviar recordatorio». Finalidad: Reservar la cita en la agenda del local, que el local se la recuerde desde su WhatsApp y que quien reservó pueda cancelarla o cambiarla con su enlace. Una cita que anota el local puede no tener número. Solo personas desde los 15 años reservan por sí mismas: la cita de alguien menor de 15 la reserva un adulto con sus propios datos. Conservación: Cada cita, con el nombre y el número, se borra sola 60 días después de su día, también si se canceló. Si el local borra su cuenta, sus citas se borran ese mismo día.
• Quien atiende en el local (profesional): El nombre con que lo ven los clientes (cifrado), qué servicios hace y su horario. Finalidad: Mostrarlo en el enlace de reservas para que el cliente elija con quién, y ordenar la agenda. Conservación: Mientras el local lo tenga en su equipo. Si el local lo quita, su nombre se borra cuando ya no le queda ninguna cita (a lo sumo 60 días después de la última).
• El local (su cuenta): Correo electrónico (cifrado), Si entra con Google, un identificador de su cuenta de Google (guardado como resumen criptográfico), El nombre del local, su enlace, su dirección (si la pone), su WhatsApp (cifrado), sus servicios, horarios y días bloqueados, Cuándo aceptó los términos y el aviso de privacidad (y qué versión), y cuándo usó la cuenta por última vez. Finalidad: Entrar sin contraseña a su panel, publicar su enlace de reservas, mostrar su WhatsApp a sus clientes y avisarle por correo si su plan va a vencer o su cuenta se va a borrar. El enlace para entrar se envía con nuestro proveedor de correo; si entra con Google, Google solo nos confirma su correo. Conservación: Mientras use la cuenta. Si no entra en 12 meses y no tiene plan, la cuenta se borra con todo lo suyo; 30 días antes le escribimos al correo. Puede borrarla cuando quiera desde su panel.
• El local, para la seguridad de su cuenta: Sus sesiones abiertas: un resumen criptográfico del código de su cookie, cómo entró, en qué dispositivo (solo un nombre corto como «Chrome en Android») y cuándo la usó por última vez, Un registro de seguridad: entradas, salidas, intentos fallidos, enlaces pedidos y el borrado de la cuenta, con su fecha, un resumen criptográfico de la dirección IP (nunca el correo) y el tipo de navegador. Finalidad: Proteger la cuenta: limitar los intentos, detectar accesos indebidos y poder investigarlos. Conservación: Cada sesión, hasta 90 días (30 sin usarla) o hasta que sale; los enlaces para entrar se borran al día siguiente; el registro de seguridad, 365 días, también después de borrar la cuenta.
• Quien paga el plan: Nombre de quien pagó, como sale en su comprobante de pago (cifrado), El plan, su monto, el medio de pago, a qué cuenta (o PayPal) dijo pagar, el número de la transferencia o el código de PayPal y la fecha, Foto o PDF del comprobante de pago. Finalidad: Comprobar a mano que el pago llegó antes de dar el plan, avisar a quien revisa si el mismo comprobante o la misma referencia se usan en otra compra, y llevar el registro de las ventas. Lo revisa quien opera Citas en YAPI. Conservación: El registro de la venta (con el nombre de quien pagó, cifrado), 7 años desde la compra. La foto o el PDF del comprobante, 90 días después de revisarlo y, si nadie lo revisa, a lo sumo 180 días después de subirlo.

3. Base legal

Tratamos tus datos con tu consentimiento, que das al aceptar este aviso, y para ejecutar el servicio que solicitas.

4. Cómo los protegemos

Los datos personales se guardan cifrados. Los archivos que subes se limpian de metadatos (como la ubicación de la foto) y solo se muestran mediante enlaces temporales a quien tiene derecho a verlos.

5. Con quién los compartimos

No vendemos ni cedemos tus datos. Usamos proveedores de infraestructura (servidores y almacenamiento en la nube); algunos de ellos pueden estar fuera de Ecuador y tratan los datos solo para prestar el servicio.

Si pagas por PayPal o por transferencia, PayPal o tu banco tratan ese pago según sus propias condiciones; nosotros solo vemos lo que sale en tu comprobante de pago.

YAPI tiene un programa de afiliados: vendedores que traen clientes a Citas y ganan una comisión por sus compras. Cada pago del plan validado (y su devolución, si la hay) se comunica al sistema de YAPI que lleva ese programa (svc-afiliados): el plan, el monto sin IVA, la fecha, un identificador de tu cuenta (para saber que es el mismo local), el código del vendedor del enlace con que llegaste (si había uno) y un resumen criptográfico de tu correo, que no permite leerlo. Nunca el nombre de quien pagó, el comprobante ni nada de tus clientes.

6. Cookies y analítica

Citas solo pone cookies técnicas y necesarias, y solo al local: al entrar a su cuenta, una cookie de sesión que dura hasta 90 días (30 sin usarla) y se borra al salir; si entra con Google, otra que dura 10 minutos para comprobar la vuelta desde Google; y si llega con el enlace de un vendedor, una cookie que recuerda su código durante 30 días (vale el último enlace que abrió). A quien reserva una cita no le pone ninguna. Si hay analítica, es sin cookies y sin datos personales.

7. Borrado automático

Cada cita, con el nombre y el WhatsApp de quien reservó, se borra de forma automática 60 días después de su día, también si se canceló. Nadie tiene que cerrar nada: las citas se borran solas a los 60 días de su fecha, y una cuenta que no se usa y no tiene plan se borra sola a los 12 meses sin entrar, con todo lo suyo. Así ningún dato de quien reserva queda en el servicio más de 60 días después de su cita. Las copias de seguridad de la base de datos conservan lo borrado hasta que caducan (30 días) y no se usan para devolver al servicio datos borrados. Se conserva el registro de cada venta (quién pagó, cuánto, cuándo, por qué medio y su referencia), como se indica arriba.

8. Tus derechos

Puedes pedir acceso, rectificación, eliminación, oposición o portabilidad de tus datos escribiendo a privacidad@yapi.ec. También puedes acudir a la Autoridad de Protección de Datos Personales.